10 astuces qui simplifieront et accéléreront le travail dans Google Docs

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Nous portons à votre attention une traduction adaptée de l'article de Saikat Basu, qui contient dix astuces pour travailler avec Google Docs.

L'année 2006 a été une étape importante dans l'histoire de Google: l'Oxford English Dictionary a adopté le mot «google». Le concept est devenu un nom familier. Depuis lors, la recherche sur le Web signifie google. Good Corporation a une forte influence sur notre comportement sur Internet: nous suivons les règles de Gmail en matière d’entreprise, nous ouvrons une fenêtre sur le monde, lançons Chrome tous les matins et utilisons Google Drive pour un travail productif.

La raison de la popularité de "Google Docs" dans le principe de travail en nuage. De tous les outils de Google Drive, un éditeur de texte est le plus nécessaire pour les tâches quotidiennes.

Pour rendre Google Docs plus productif, utilisez les dix recommandations suivantes.

Bonus: Ajoutez Google Documents dans le menu de lancement de Chrome App Launcher sur la barre des tâches Windows ou Mac. Deux clics - et vous êtes dans les "Documents".

Recherche rapide

Vous pouvez facilement et rapidement trouver un fichier ou un dossier en tapant une phrase clé dans la barre de recherche en haut. La petite flèche à droite aidera à affiner votre recherche:

  • type de fichier (dossier, document, photo, PDF, etc.);
  • ouvrir en utilisant Google Docs, Google Drawing, Google Sheets, tout addon installé;
  • propriétaire (moi, pas moi, personne).

Une autre chose qui simplifie la recherche consiste à utiliser une citation exacte liée au fichier que vous souhaitez rechercher. Google Drive ouvre le document et met en surbrillance la phrase de recherche utilisée. De plus, comme avec Google, vous pouvez utiliser des opérateurs booléens tels que ou pour élargir les limites de la recherche.

Appuyez sur "/" pour aller au champ de recherche.

Une liste complète des options de recherche de Google Drive est disponible ici. Une dernière chose: n'oubliez pas de chercher dans le panier.

Accès rapide au menu des commandes "cachées"

Google Docs est similaire aux autres suites bureautiques. C'est peut-être plus simple que Microsoft Word, mais il y a aussi beaucoup de commandes utiles dans le menu. Appuyez sur “Alt + /” pour aller à la recherche du menu. Entrez ce que vous recherchez dans le champ qui s'ouvre et la fonction démarrera.

À l'aide de la recherche par menu, vous pouvez également rechercher d'autres outils d'édition disponibles dans Google Docs.

De l'idée à Google Keep à rédiger dans Google Docs

Google Keep est un excellent service pour la création et le stockage de notes. Ses meilleures caractéristiques: la possibilité de dicter des notes et de reconnaître du texte à partir de photos. Mais saviez-vous que vous pouvez transformer une note en document en un clic?

Grâce à cette exportation, vous pouvez modifier et «peaufiner» vos idées dans Google Docs. Il est irremplaçable pour les étudiants et les écrivains - cela fait gagner beaucoup de temps.

Analysez votre vocabulaire avec Word Cloud

Les rédacteurs, les blogueurs, les étudiants et les enseignants peuvent utiliser un nuage de mots ou un nuage de tags pour parcourir rapidement le contenu d'un document. Cela aide aussi à voir quels mots vous abusez.

Vous pouvez utiliser le générateur de nuages ​​de mots - Tag Cloud Generator - dans tout document composé de 50 mots ou plus. Vous pouvez trouver et installer gratuitement le module complémentaire Google-Drive à partir du menu Modules complémentaires → Obtenir des modules complémentaires ...

Vous pouvez utiliser le mot nuage dans le même menu. Il sera affiché dans une petite fenêtre à droite. Si le document n'est pas terminé, vous continuez la modification, puis cliquez de temps en temps sur le bouton Actualiser le nuage pour mettre à jour le nuage de tags.

Tag Cloud Generator fonctionne également dans des feuilles de calcul. Le seul inconvénient est que le panneau dans lequel les mots utilisés sont affichés ne peut pas être mis à l'échelle.

Trouvez et insérez en un clic

Grâce à l'outil de recherche, vous n'avez pas besoin de laisser le document dans lequel vous travaillez pour rechercher des informations sur Google. Après tout, l’ouverture d’un nouvel onglet dans le navigateur prend également du temps. Cet outil intégré vous permet de rechercher et d’insérer des informations dans votre document ou votre tableau. Ouvrez Outils → Recherche (Ctrl + Alt + Maj + I).

Une fenêtre de recherche apparaîtra à droite. Là, vous pouvez en un clic mettre un lien vers un devis, le saisir manuellement ou simplement en le sélectionnant.

Formats de citation disponibles: MLA, APA et Chicago.

Et les citations joliment encadrées ne sont que l’un des outils de recherche. Vous pouvez également vous référer aux statistiques dans les tableaux. Lorsque vous utilisez la recherche, vous pouvez également personnaliser le problème pour afficher vos publications Google+, vos lettres, etc. Pour tout cela, il existe des filtres spéciaux.

Mise en forme rapide du texte à différents endroits

Google Documents possède un outil de formatage Paint qui vous permet de créer des modèles de formatage et de les appliquer à n’importe quelle partie du texte. Mettez en surbrillance un mot, une phrase ou tout autre élément de texte, modifiez-le: définissez la taille, la police, etc. Puis cliquez sur Format de peinture. Après cela, vous pourrez appliquer les paramètres de formatage spécifiés à un autre fragment, il vous suffit de cliquer dessus.

“Pff! Cela ne fonctionne qu'une fois! ", Disent les sceptiques. Si vous devez appliquer les paramètres de mise en forme spécifiés plusieurs fois, cliquez deux fois sur l'icône Format de peinture. Pour arrêter la “magie”, cliquez à nouveau sur ce bouton.

Utiliser des images libres de droits

Google Documents inclut une recherche sur «Google Images», qui vous permet de rechercher et d’insérer rapidement une image dans un document. Mais il y a deux autres images plus riches - LIFE et Stock Photos. Les images des archives LIFE ont une licence donnant le droit d’utiliser l’œuvre même à des fins commerciales, mais il est nécessaire d’indiquer le nom de l’auteur. En 2012, Google a sélectionné cinq mille nouvelles photos dans les catégories «Nature», «Météo», «Animaux», «Sport», «Nourriture», «Éducation», «Technologie», «Musique», etc.

Google prévient que les images sont disponibles pour un usage personnel et commercial uniquement dans Google Drive et doivent être utilisées dans le cadre de la politique de service.

Vous pouvez insérer des images en utilisant l'URL. L'image sera enregistrée dans votre document et sera disponible même si l'original est supprimé du Web.

Mentionner quelqu'un en commentant

La collaboration dans Google Docs est basée sur les commentaires. En même temps, il existe un moyen rapide d’attirer l’attention d’une personne sur un commentaire particulier. Sélectionnez le fragment de texte souhaité et cliquez sur «ajouter un commentaire» (Insérer → Commentaire). Dans la zone de commentaire ouverte, tapez “@” ou “+” et commencez à taper le nom de la personne que vous souhaitez.

Google Documents sélectionne automatiquement une personne dans votre liste de contacts Gmail et l'informe par courrier électronique. Si cette personne n'a pas la permission de voir ce document, vous devez lui donner l'accès.

Raccourcis pour les formules mathématiques

Google Documents possède un éditeur d’expression mathématique pratique: Insérer → Équation. Avec elle, vous pouvez non seulement composer des expressions mathématiques, mais aussi y travailler avec des collègues.

Pour accélérer le processus, utilisez des raccourcis. Par exemple, si vous tapez "\ alpha" suivi d'un espace et d'un crochet, Google Documents le convertit en α. Vous pouvez également ajouter facilement un exposant ou un indice en tapant respectivement «^» et «_». Pour les fractions, entrez "\ frac".

Une liste complète des raccourcis pour les expressions mathématiques est ici. Pour créer des formules plus complexes, utilisez l’extension gratuite g (math) Google Drive pour Chrome.

Autres raccourcis pour gagner du temps

Appuyez sur "Ctrl + /" et affichez une longue liste de modèles pour une gestion rapide des documents. De nombreuses touches de navigation sont identiques à Gmail. De plus, vous pouvez créer vos propres raccourcis.

Sélectionnez Outils → Préférences → Substitution automatique.

Vous pouvez l'utiliser pour insérer automatiquement des mots, des adresses électroniques, des abréviations ou même des mots fréquemment utilisés, qui font constamment des fautes de frappe.

Il est également nécessaire de noter «Détection automatique des liens» et «Détection automatique des listes» dans la boîte de dialogue des paramètres.

Bien sûr, vous pouvez affirmer que le moyen le plus rapide de créer un beau document consiste à utiliser les modèles de Google Drive. Mais les petits trucs décrits aideront à accélérer le travail avec eux.

Ecrivez dans les commentaires les astuces que vous utilisez dans votre travail quotidien avec Google Docs.

Image: GaudiLab / Shutterstock.com
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