"0 entrant" - un système clair pour maintenir zéro boîte de réception

Après avoir lu cet article, vous allez devenir le roi des emails. Honnêtement

Pour beaucoup, le courrier électronique reste un outil de travail non alloué et une souffrance quotidienne. Quelqu'un a sept lettres et il va maintenant les démonter rapidement. Quelqu'un a 46 boîtes de réception, mais il les ramassera aussi en une journée car il en a l'habitude. Pour chaque personne, il existe un certain seuil pour le nombre d'e-mails entrants par jour, qu'il peut gérer sans retarder le traitement le lendemain et, par conséquent, sans créer de blocage dans la boîte électronique. Vous pouvez appeler ce seuil "naturel".

S'il y a plus de lettres qu'une personne ne peut en traiter, vous devez modifier votre approche de la gestion de la messagerie. Cela augmentera le seuil à la valeur requise dans un cas particulier. Besoin de traiter 100 emails par jour? Pour que vous puissiez et 100, utilisez simplement la bonne méthode pour travailler avec le courrier. Lequel? Maintenant, dis.

Le seul indicateur qu'une personne gère le courrier est zéro à la fin de la journée de travail. Le principe clé du traitement entrant compétent est la compréhension de la lettre que vous avez devant vous. Vous devez d’abord apprendre à classer clairement les lettres et savoir quoi faire avec chaque type.

Toutes les lettres entrantes peuvent être divisées en sept catégories:

  1. Pas besoin de répondre, pas besoin de lire. Il existe deux types de lettres: archivées ou effacées. Si vous recevez une autre lettre d'information que vous n'avez jamais lue, alors faites-vous plaisir - désabonnez-vous. Une action en échange de l’élimination de dizaines de ces lettres à l’avenir. Nous voulons apprendre à gérer le flux de lettres en une journée? Moins de flux est plus facile. N'ayez pas peur de manquer quelque chose d'important. Les informations vraiment nécessaires vous parviendront d'une autre manière et apparaîtront devant vous au moins une fois de plus.
  2. Avec des pièces jointes. Cela peut être un avis de la nécessité de payer pour quelque chose ou des informations pour des travaux actuels ou futurs. Pour de telles lettres, il est utile de créer des dossiers séparés, mais sans fanatisme. Trop de dossiers? Simplifier Pour trouver quelque chose de nécessaire plus tard, vous n'avez pas besoin de mille dossiers, mais de la possibilité d'utiliser les fonctions de recherche de l'expéditeur.
  3. Répondez comme vous le souhaitez. La réponse semble être facultative, mais la courtoisie est parfois utile. Ensuite, agissez uniquement sur la situation.
  4. Avec le temps de revoir. C'est intéressant à lire, mais pas nécessairement. Essayez de faire référence à cette catégorie et aux catégories précédentes autant de lettres que possible. C'est la clé d'une gestion efficace du courrier.
  5. Besoin de répondre aujourd'hui. Tout est simple: prenez et répondez maintenant, si quelque chose est absolument urgent, ou à la fin de la journée de travail.
  6. Besoin de répondre, mais pas aujourd'hui. La beauté de l'e-mail est que ce n'est pas un chat ou un téléphone. Personne ne s'attend et ne devrait pas s'attendre à une réponse rapide par courrier électronique, si cela n'est pas mentionné dans l'en-tête de la lettre. Si la date limite pour une réponse est un jour ou que vous savez vous-même et que vous comprenez pendant combien de temps vous devez donner une réponse, placez ces lettres dans le dossier approprié. Par exemple, «Répondre le lundi», «Répondre le mardi», etc. Créez maintenant une liste de contrôle comportant l’article "Dans la matinée, le traitement du courrier est retardé aujourd’hui". Pour ce faire, il existe également des outils d'automatisation spécialisés: RightInbox for Gmail, FollowUpThen.com et FollowUp.cc.
  7. Lettre incompréhensible. Il existe de telles lettres qu'il est difficile d'attribuer à l'une des catégories. Ne vous tourmentez pas avec des réflexions et convenez avec vous de vous référer à l'une des catégories énumérées ci-dessus.

Sur la base de cette classification, nous aurons besoin de dossiers pour les catégories n ° 2, 3, 4 et 6.

Règles de traitement du courrier électronique

  • Prévoyez 30 minutes à la fin de la journée de travail pour ramener la boîte de réception à zéro. C'est plus efficace que d'essayer de répondre instantanément à chaque lettre. Les gens ne sont pas multitâches. Moins de distractions et de commutations - efficacité accrue.
  • Que faire des lettres urgentes? Définissez un intervalle avec lequel vous cochez la case pendant la journée. Par exemple, une fois par heure. Cochez la case pour les lettres importantes urgentes et, s'il n'y en a pas, retournez au travail. Rappelez-vous l'avantage du courrier: ce n'est pas un moyen d'interaction instantanée. Il est possible que le problème mentionné dans l'une des lettres non urgentes soit résolu sans votre participation d'ici la fin de la journée ou que vous receviez plus d'informations à la fin de la journée afin de résoudre le problème plus rapidement et plus efficacement.
  • À tout moment, lorsque vous ne vérifiez pas le courrier, laissez le courrier fermé. Désactiver les notifications. Débarrassez-vous de la contemplation distrayante du nombre de lettres entrantes. Maintenant, vous avez un autre travail et l'heure du courrier n'est pas encore venue. En cas de doute sur la justesse de cette approche, rappelez-vous: vous n’êtes pas à la centrale nucléaire, mais même si vous y étiez, vous auriez été informé de la surchauffe du réacteur, mais pas par courrier électronique.
  • Utilisez votre désir de terminer la journée de travail à temps pour accélérer le traitement du courrier. C'est pourquoi il est recommandé de désassembler la boîte de réception à zéro à la fin de la journée. Vous avez 30 minutes et vous voulez tout mettre fin rapidement. En fait, il s’agit d’une sorte de jeu, mais vous pouvez aussi délibérément jouer avec le traitement du courrier électronique.
  • Ecrire brièvement et au point.
  • Soyez positif et amical. Les courriels sont capables de créer et de détruire des relations. Au lieu de s’attaquer aux problèmes vraiment importants, les gens vont parfois jusqu’à essayer d’appeler leur adversaire aussi idiot que possible, aussi délicatement que possible, et tout le texte s’y fonde. Il n’ya rien d’étonnant à exprimer votre message positif au destinataire avec une petite phrase agréable dans le corps de la lettre. Votre amitié vous reviendra et la correspondance deviendra beaucoup plus significative et efficace.
  • Vous devez ratisser les lettres dans l'ordre inverse. Et le seul moyen. Il semble plus logique de commencer par des lettres plus anciennes, mais notre objectif est d’envoyer une boîte de réception à zéro, ce qui signifie que nous arriverons à la toute première lettre que nous recevrons avant la fin de la journée de travail. Si vous vous laissez aller et que vous commencez à laisser les dernières lettres reçues aujourd'hui pour demain, toute la technique cesse de fonctionner. Pourquoi avez-vous même besoin d'étudier le travail compétent avec le courrier, si vous ne suivez pas la règle fondamentale? Continuez à travailler comme avant et souffrez.
  • Ouvrez uniquement les lettres nécessaires, en envoyant à l’archive ou en supprimant le reste. Nous aussi, nous abusons des abonnements à des choses inutiles (un abonnement à Pc-Articles, au contraire, est très nécessaire) et, par conséquent, nous obtenons plus d'informations que nous ne pouvons en lire. Comment distinguer les lettres nécessaires? Il existe une règle simple mais très efficace: n'ouvrez que les lettres qui vous sont adressées à une personne spécifique. Le reste - dans l’une des catégories décrites au début de l’article sur la situation.
  • Créer des modèles. Souvent, les réponses aux lettres sont assez classiques, c’est-à-dire que vous écrivez la même chose. Avez-vous remarqué que vous écrivez cette phrase souvent? Créez un modèle pour un copier-coller rapide ou créez-le dans le service de messagerie lui-même.
  • Si le courrier est traité et qu'il reste encore du temps, vous devez l'utiliser efficacement. Nous entrons dans la catégorie des lettres 3, 4 et 6 et y mettons de l’ordre.

Ce tutoriel, qui, comme vous l'avez remarqué, constitue un tri correct, constitue un excellent ajout aux conseils plus généraux sur les courriers électroniques de Jeff Weiner, PDG de LinkedIn. Ne manquez pas non plus les 10 conseils d’expédition de Leo Babauts. En fait, il existe de nombreuses autres manières de tirer le meilleur parti du courrier électronique. Essayez des techniques qui vous conviennent, analysez les résultats et n'oubliez pas de laisser vos propres conseils pour améliorer l'efficacité du travail avec la messagerie électronique dans les commentaires.

Image: crédit photo: Carlo Mirante via Compfight cc
<

Articles Populaires